Informatie-uitwisseling met Encare

Als een direct gevolg van de gewijzigde privacyregels afgelopen periode gaat in Q1 2018 de gegevensuitwisseling met u als onze opdrachtgever wijzigen. Kern is dat Encare niet zonder reden mag beschikken over de gehele naw-gegevens van een medewerker van uw organisatie. Een reden waarom we dat wel mogen is bijvoorbeeld als de medewerker een verzuimmelding bij u doet.  

De reguliere verzuimbegeleiding komt met de verplichte werkwijze niet in gedrang. Op het moment dat wij iemand moeten begeleiden mogen wij over zijn/haar gegevens beschikken. Een nadeel van deze werkwijze is dat wij in verzuimanalyses niet meer kunnen beschikken over uw volledige personeelsomvang en daarmee geen accurate cijfers kunnen leveren. Een ander belangrijk nadeel is dat wij bij een preventief spreekuur van een medewerker niet kunnen verifiëren of er daadwerkelijk sprake is van een dienstverband met de werkgever die wordt opgegeven.

Met onze leverancier hebben wij een unieke werkwijze ontwikkeld, die de komende weken wordt uitgerold. Wij hebben u rond de kerstdagen hierover al geïnformeerd middels een aparte brief. We herhalen hier kort de kern;

Onze leverancier heeft speciaal voor onze klanten een DataKluis ontwikkeld. De DataKluis is een voorportaal waarin u de gegevens van uw medewerkers beheert en zo nodig van een zorgvraag (verzuimmelding) voorziet. Niet Encare, maar u bent de feitelijke eigenaar van de DataKluis en de hierin opgeslagen gegevens. De gegevens van een medewerker worden pas bij een zorgvraag, zoals een verzuimmelding met ons gedeeld in ons systeem VerzuimXpert (VX).  Wij onderscheiden een drietal varianten waarmee u met de DataKluis gaat werken. Dat is afhankelijk van de manier waarop u nu met ons gegevens uitwisselt, namelijk:

1. U maakt ook gebruik van VX:  U blijft werken met VX, echter gegevens die u opvoert in VX worden “vastgehouden” in uw DataKluis. Wij verwachten dat er vrijwel niets verandert in onze samenwerking.  
2. U maakt geen gebruik van VX en wisselt automatische gegevens met ons  uit:  De automatische gegevensuitwisseling wordt door onze leverancier aangepast, waardoor uw gegevens eerst worden uitgewisseld met de DataKluis. U merkt niets van deze verandering, anders dan dat we initieel mogelijk bij het herinrichten van de automatische gegevensuitwisseling contact met elkaar hebben.
3. U maakt geen gebruik van VX en wisselt handmatig gegevens met ons uit:  op dit moment dient u uw verzoek in per telefoon of via e-mail. In de toekomst zult u uw verzoek bij ons kunnen indienen middels een gebruiksvriendelijk webportal dat in verbinding staat met de DataKluis.

De gegevens die wij van uw medewerkers op dit moment in VX hebben worden straks eenmalig in de DataKluis gezet. U hoeft dus niet helemaal overnieuw te beginnen in de DataKluis. Met deze oplossing zorgen we ervoor dat u dezelfde gegevens kunt blijven aanleveren én dat u als werkgever en wij als dienstverlener voldoen aan de privacyrichtlijnen. Uiteraard spannen wij er ons voor in dat de wijzigingen een zo gering mogelijk effect hebben op de huidige samenwerking. Volledig uitsluiten kunnen wij echter niet dat de manier waarop u nu met ons bent gewend te werken, op onderdelen zal veranderen.

De implementatie van de DataKluis staat gepland vanaf 30 januari 2018. Rond deze tijd wordt u verder geïnformeerd door ons over de werkwijze en planning die voor u van toepassing is. Mocht u in de tussentijd vragen hebben dan verzoeken wij u contact met ons op te nemen. Uw relatiebeheerder zal u dan te woord staan.