Privacy statement

Encare Arbozorg vindt het belangrijk dat u uitleg krijgt over hoe wij persoonsgegevens beschermen en hoe onze medewerkers om gaan met privacygevoelige informatie. In de privacy reglementen kunt u lezen welke gegevens wij van u verwerken en op welke wijze deze beschermd worden. Deze bestanden zijn hieronder te downloaden:

  • Privacy reglement
  • Privacy beleidsplan
  • Verwerkingsregister

De directie en medewerkers van Encare Arbozorg zijn zich bewust van de gevoeligheid van de gegevens die zij verwerken en de veiligheidsrisico’s die dit verwerken met zich meebrengt.

De getroffen dan wel te treffen organisatorische en technische maatregelen waarborgen dat medewerkers conform de AVG handelen, risico’s op en van ongeoorloofd gebruik zoveel mogelijk worden beperkt en betrokkenen hun rechten kunnen blijven uitoefenen.

Het doel van het privacy beleid is primair om de privacy van de individuele werknemers / cliënten te borgen en  gezamenlijk binnen de gestelde kaders een goede dienstverlening mogelijk te maken zowel inzake verzuim als preventie. Het gaat hierbij niet alleen om medische maar ook om overige individuele dienstverlening. Denk hierbij aan begeleiding door een psycholoog of coach en aan arbeidshygiënische, ergonomische, veiligheids- of andere arbo-onderzoeken.

1.1     Informatie voor werkgevers

Positieve werknemer registratie
Vanaf 1 januari 2018 mogen wij geen persoonsgegevens als burgerservicenummer (BSN) en naam, adres, woonplaats (NAW) van werknemers zonder zorgvraag verwerken. Wij werken met de volgende  oplossingen om u binnen deze regelgeving van dienst te kunnen zijn;

  • Uw personeelssysteem is gekoppeld aan ons verzuimsysteem waarbij
    • de “Datakluis” is geactiveerd en wij alleen gegevens van medewerkers met een zorgvraag zien. Hierbij kunnen wij verzuimcijfers genereren.
    • uw personeelssysteem stuurt ons alleen de gegevens van medewerkers met een zorgvraag, in dit geval kunnen wij geen verzuimcijfers genereren.
  • Web-portal van waaruit u zelf ziek en herstelmeldingen doorgeeft en personele mutaties doorvoert. Hierbij is de Datakluis standaard geactiveerd waardoor wij alleen gegevens van medewerkers met een zorgvraag zien en verzuimcijfers te genereren zijn.
  • Wanneer uw werknemer een zorgvraag heeft zonder ziekmelding  (d.w.z. gebruik wil maken van het open spreekuur) kan deze zich zelf aanmelden bij Encare Arbozorg. U als werkgever hoeft in deze niets te doen.

Informatieverstrekking aan werkgevers
Wie zich tot een Arbodienst wendt moet op vertrouwelijkheid kunnen rekenen. Men mag zich niet geremd voelen om hulp te zoeken of openheid van zaken te geven uit angst dat dit ter kennis komt van anderen.

  • Een gepersonifieerde bijlage mag daarom niet met de factuur meegestuurd worden.
  • Het versturen van een afsprakenoverzicht aan HR met verplichte spreekuren, zoals bij ziekteverzuimbegeleiding conform de WVP is mogelijk.
  • Groepsrapportages bijvoorbeeld bij Preventieve medische onderzoeken (PMO’s) stellen wij op vanaf 30 deelnemers.

 

1.2     Informatie voor werknemers en cliënten

Betrokkenen, werknemers en cliënten, moeten controle kunnen uitoefenen op de gegevens die over hen zijn verwerkt en gebruik kunnen maken van hun rechten. Deze rechten zijn: 

  • Recht op informatie
  • Inzage in verzamelde gegevens
  • Rectificatie of wissen van persoonsgegevens (recht op vergetelheid)
  • Gratis verkrijgen van gegevens
  • Het recht van bezwaar uit te oefenen
  • Dataportabiliteit
  • Profilering
  • Klachtrecht over de verwerking van zijn persoonsgegevens bij de AP

In de procedure “Privacy rechten betrokkenen”  zijn deze beschreven
Deze rechten zijn geborgd met de volgende procedures en bijbehorende documenten die vanaf de website te downloaden zijn;

  • Recht op informatie
  • Recht op inzage
  • Recht op vergetelheid

1.3     Algemeen

Beveiliging
De informatiebeveiliging wordt beheerd door de ‘security officer’. De informatiebeveiliging is onderdeel van de (jaarlijkse) besturingscyclus van het bedrijf als geheel: Ieder jaar wordt een risicoanalyse uitgevoerd en op basis van de risicoanalyse worden verbeterplannen gemaakt die ter goedkeuring aan het directieteam worden overlegd.

Binnen het personeelsmanagement is expliciet aandacht voor:

  • Bewustzijn op het gebied van informatiebeveiliging;
  • Integriteit; Wanneer iemand in dienst van of voor Encare Arbozorg komt werken tekent hij een geheimhoudingsverklaring  waarin hij verklaart zich ervan bewust te zijn  te werken met privacy gevoelige gegevens en dat hij de regels daaromtrent zal naleven.

Daar waar Encare Arbozorg gebruik maakt van leveranciers voor beheer of opslag van informatie;

  • sluit Encare Arbozorg een verwerkingsovereenkomst af met de leverancier
  • Is de leverancier met ISO27001 en/of NEN 7510 gecertificeerd

Datalekken
Een datalek, is een inbreuk op de beveiligingsmaatregelen waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat die leidt tot een aanmerkelijk risico op verlies of onrechtmatige verwerking waaraan nadelige gevolgen voor de persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zijn verbonden.

Iedere medewerker die een datalek vermoedt, dient dit te melden. Deze verantwoordelijkheid geldt voor medewerkers van Encare Arbozorg zelf, maar ook voor leveranciers of partners van Encare Arbozorg, die persoonsgegevens namens Encare Arbozorg verwerken.

Vacatures
Wanneer u reageert op een openstaande vacature dan bewaren wij uw gegevens voor de duur van de vacature. Stuurt u ons een open sollicitatie dan bewaren wij uw gegevens niet langer dan 6 maanden.

Cookies
Onze website maakt gebruik van twee soorten cookies;

  1. Technisch: Om te kijken of u de eerste keer de website bezoekt, en dan een cookiebanner te tonen.
  2. Analytisch: Google Analytics.

Nieuwsbrief

Indien u van ons een nieuwsbrief ontvangt kunt u zich ten alle tijden uitschrijven voor deze mailing. Dit kunt u doen door u via een link

Certificaten
ENCARE ARBOZORG
Lage Kanaaldijk 1
6212 AE Maastricht
Tel : 0031 (0)43 325 77 99
Fax : 0031 (0)43 325 26 01
Kernwaarden
Dynamisch en flexibel
Encare neemt initiatief en reageert pro-actief. We denken oplossingsgericht en leveren daar waar nodig maatwerk.
Betrouwbaar
Onze norm is open en eerlijk zaken doen. Integriteit en het nakomen van afspraken staat hoog in ons vaandel.
Resultaat gericht
We doen wat we zeggen en we zeggen wat we doen. Encare maakt voor u een vertaalslag van doelen naar resultaten.
Deskundig en professioneel
We maken onze kennis en kunde tot kracht en streven op deze manier naar een continue verbetering van onze dienstverlening.
Innovatief
Met onze kennis en creativiteit zijn we in staat om traditioneel denken te doorbreken. We denken vernieuwend of grensverleggend met onze klanten mee.
Respectvol
Ieder mens verdient respect . Respectvolle mensen laten anderen in hun eigen waarde en zien hen als gelijkwaardig. Op deze basis werken wij met onze klanten samen.